Xerox, tasarruf taleplerinin arttığı ekonomik kriz ortamında, kısıtlama yapmadan ve iş süreçlerini kesintiye uğratmadan, kullanılan ofis ekipmanı sayısını azaltarak, kağıt tüketiminde yüzde 40’lara, ilgili toplam maliyetlerde de yüzde 30’lara varan oranlarda tasarruf yapılabileceğini söylüyor.

Dünyanın önde gelen teknoloji şirketlerinden Xerox, belli büyüklükteki müşterilerine yeni makine satın almadan, makine sayısını azaltarak daha hızlı, verimli ve tasarruflu olunabileceğini iddia ediyor. Değişen ekonomik koşullar ve mevcut ekonomik krizle birlikte daha çok tasarruf yapma isteği, firmaları iş akışı ve süreçlerinde yeni iş yaklaşımlarına yöneltiyor. Xerox’un sunduğu ofis ve doküman yönetim hizmetlerinin çalışma prensibi ise ofislerde kullanılan makine sayısını ve kağıt tüketimini azaltmaya odaklanarak, Xerox’un ürün satış hedeflerini desteklemeyen ironik bir yaklaşım gösteriyor.

Xerox’un şirketlerin doküman harcamaları ile ilgili yaptığı bir araştırmaya göre, şirketler toplam cirosunun yüzde 3’ü ile 4’ü arasında bir oranı doküman yönetimine harcıyor. Şirketlerin çalışan başına yaptığı doküman harcamaları yılda ortalama 3.400 doları buluyor. Xerox, sunduğu danışmanlık hizmetleri ile doküman yönetimi harcamalarını yüzde 30’a varan oranlarda azaltacağını belirtiyor. Dış kaynak yolu ile doküman yönetimi pazarını gözlemleyen Photizo Grup Başkanı Ed Crowley ise, doküman yönetimi hizmetlerinden elde edilen gelirin bu yıl yüzde 36 artacağını ve 15.7 milyar dolara ulaşacağını söylüyor.

Tek fonksiyonlu ofis cihazları yerini çok fonksiyonlulara bırakıyor

Xerox ve pazardaki diğer üreticiler, onlarca yıldır, şirketlerin günlük iş süreçleri için daha fazla ofis makinesi ve pahalı toner ve mürekkep alması üzerine işlerini kurguluyorlardı. Fotokopi makinesi, yazıcı ve faks makinelerinin her biri ofislere ayrı olarak kuruluyordu. Son yıllarda yaygın bir şekilde görülen, ucuz birim maliyeti baz alan yanlış satın alma kararları ile artan maliyetler sonucunda işletmelerin bütçelerini kontrol altına almak için yeni arayışlara girmesi, Xerox gibi üretici firmaların bu sorunu çözmeye yönelik yeni yaklaşımlar geliştirmesine neden oldu. Xerox ve diğer üretici firmalar şimdi, büyük müşterilerine, ofis makinelerinin sayılarını düşürmeyi, kağıt kullanımını ve sarf malzeme maliyetlerini azaltmayı tavsiye ediyor.

Xerox yöneticileri, şirketlerde masaüstü kişisel yazıcı cihazlarının sayısını azaltmaya ve çalışanları çok fonksiyonlu ofis ürünlerini ortak kullanmaya yönlendirmeye yönelik danışmanlık hizmetlerine ciddi bir talep olduğunu söylüyor. Xerox bu talepleri karşılamak üzere, marka bağımsız tüm ofis araçlarını ve sarf malzemelerini tek elden sağlamak ve yönetmek amacıyla danışmanlık hizmetleri veriyor ve müşteriler ile özel anlaşmalar imzalıyor.

Xerox, dünyaca ünlü Procter&Gamble ve Dow Chemical gibi şirketlerle yaptığı uzun dönemli anlaşmalarla, bu şirketlere milyonlarca dolarlık tasarruf yaptırmayı taahhüt ediyor. Procter&Gamble, Down Chemical gibi dünya genelinde binlerce şirket, Xerox ile tüm ofis ekipmanlarının işletim, bakım ve yönetimini Xerox’a devreden uzun dönemli sözleşmeler imzalamış durumda. P&G CIO’su Filippo Passerini, Xerox’la yaptıkları 100 milyon doların üzerindeki bu anlaşma ile kağıt tüketimini yüzde 40 ve maliyetleri yüzde 20–25 oranlarında azaltmayı umduklarını belirtiyor. Xerox’la işbirliği yapan Dow Chemical ise Xerox Global Servisler’den aldığı danışmanlık ile yazıcı, fotokopi ve faks makinelerinin sayısını 15.000’den 6.600’e düşürdüğünü ve milyonlarca dolarlık bir maliyet tasarrufu sağladığını vurguluyor.

Kendi ürünleri haricinde, 1 milyona yakın rakip marka ofis ürününün de işletim, bakım ve yönetimini üstlenen Xerox Global Servisler Başkanı Stephen Cronin, müşterilerine Xerox marka ürünlere geçmeleri için bir zorlamada bulunmadıklarını söylüyor. Stephen Cronin ayrıca, geçen yıl bakım ve yönetimi içine alan servislerden elde edilen gelirin, Xerox’un toplam 17.6 milyar dolar olan toplam gelir içerisinde 3.5 milyar dolara ulaştığını belirtiyor.

Pek çok şirket kaç adet makineye sahip olduğunu bile bilmiyor

Bağımsız araştırma şirketi Gartner’ın Başkan Yardımcısı Ken Weilerstein, “Pek çok kurumda yöneticiler tarafından ayrı ayrı fotokopi makinesi, yazıcı ve faks makineleri satın alınıyor. Dolayısıyla, birçok marka ile birden fazla sözleşmenin yapıldığı, farklı farklı sarf malzemelerinin kullanıldığı yönetilmesi ve kontrol edilmesi zor, çok maliyetli bir durum ortaya çıkıyor. Kaç adet makineye sahip olduğunu ve kaç adet sayfa bastığını bilmeyen birçok şirket bulunuyor” diyerek, ortaya konan rakamların sadece, buzulun su üstünde görünen kısmı olduğunu belirtiyor.

Xerox’un verdiği doküman yönetimi hizmetleri; yazıcı, fotokopi ve faks makinelerini kurumsal bilgisayar ağlarına bağlı çok fonksiyonlu ofis ürünlerine dönüştürüyor. Bu cihazların maliyetleri 10.000 doların üzerinde olmasına rağmen, masaüstü tek özellikli ofis ürünleri ile karşılaştırıldığında ofisler; daha verimli, daha hızlı, daha az arıza yapan ve daha ucuz sarf malzemeler kullanan, maliyetlerini kısa sürede amorti edebilen ürünler kullanır hale geliyorlar.

Bir şirket, basit bir değişiklik ile çift taraflı baskı özelliğine sahip ağ yazıcılar kullanarak kağıt tüketimini yüzde 30 oranında azaltırken, her bir çalışanın ne kadar bastığını ve fotokopi çektiğini, ne kadar renkli baskı yaptığını takip edebiliyor. Şirketler ayrıca, kişi sayısı 10’u bulan bir çalışma grubu ile paylaşılabilen çok fonksiyonlu ürünleri kullanarak mekandan, bakım masraflarından ve elektrik tüketiminden tasarruf edebiliyor.

Araştırma şirketi Gartner’ın en son verilerine göre, Xerox bu alanda pazar lideri, HP ise ikinci sırada geliyor. Ayrıca Lexmark ve Ricoh, Sharp Electronics’in de içinde bulunduğu Japon firmaları da bu alandaki servis çözümlerini artırmaya çalışıyor.